Personvernerklæring

Behandling av personopplysninger i KLP Eiendom

KLP Eiendom behandler informasjon om deg som er kunde, forretningsforbindelse og besøkende på våre eiendommer eller bruker av våre digitale løsninger. Personopplysninger er opplysninger og vurderinger som kan knyttes til deg som person, for eksempel navnet ditt, e-postadresse, fødselsdato, telefonnummer og lignende. 
Vi registrerer og bruker personopplysninger for å administrere våre forhold til kunder og forretningsforbindelser, samt for å ivareta sikkerheten på våre bygg og i forbindelse med markedsføring. Vi innhenter som regel opplysningene direkte fra deg.  I KLP Eiendom behandler vi ikke sensitive personopplysninger.

Disse personopplysningene behandler vi

Om leietakere i våre eiendommer

For å kunne følge opp kundeforholdet  registrerer og behandler vi informasjon om våre leietakere. Disse opplysningene er normalt navn på kontaktpersoner, e-postadresse, telefonnummer og stillingstittel. Denne informasjonen får vi vanligvis direkte fra deg eller fra din arbeidsgiver. Noen ganger henter vi også informasjon fra offentlig tilgjengelige oversikter som for eksempel Brønnøysundregistrene. Ved inngåelse av en leiekontrakt vil vi også kunne innhente kredittsjekker av vår kontraktsmotpart. Som leietaker på våre bygg vil du kunne motta kundeundersøkelser, nyhetsbrev og annen informasjon fra oss.

For å ivareta sikkerhetshensyn har mange av våre bygg adgangskontroll og/eller kameraovervåkning. Ved bruk av adgangskontroll registreres som regel navn, e-postadresse, telefonnummer og eventuelt personlig adgangskode. Denne typen systemer brukes i hovedsak for å hindre at uvedkommende får tilgang til bygget. Kameraovervåkning brukes for å forebygge straffbare handlinger som hærverk, innbrudd og tyveri, og er alltid godt merket. Tilgang til overvåkningsdataene er sterkt begrenset og lagring og sletting følger de til enhver tid gjeldende lover og anbefalinger.

Grunnlaget for å behandle disse opplysningene er regulert under Personopplysningsloven, og vi behandler kundeopplysninger for å oppfylle en avtale med den registrerte, eller for å utføre gjøremål etter den registrertes ønske før en slik avtale inngås. Vi behandler personopplysninger i forbindelse med adgangskontroll og kameraovervåkning for å ivareta tungtveiende interesser. Kameraovervåkning er i tillegg spesielt regulert under Personopplysningsloven.

Om andre forretningsforbindelser

Er du en av våre forretningsforbindelser – for eksempel en leverandør av tjenester til våre bygg lagrer vi informasjon som navn og kontaktinformasjon for å kunne komme i kontakt med deg. Vi lagrer også kontaktopplysninger om tidligere og potensielle kunder og forretningsforbindelser. Dette er opplysninger vi kun beholder dersom vi mener det er sannsynlig at vi vil ønske å komme i kontakt med det selskapet du representerer for å tilby leie i våre lokaler eller be om et tilbud på en vare eller tjeneste.

For å administrere avtaleforholdet henter vi også informasjon fra offentlig tilgjengelige oversikter som for eksempel Brønnøysundregistrene. Vi kan også innhente kredittsjekker i forbindelse med vurdering og evaluering av leverandører.

Grunnlaget for å behandle disse opplysningene er regulert under Personopplysningsloven gjennom at den behandlingsansvarlige eller tredjepersoner som opplysningene utleveres til kan vareta en berettiget interesse, og hensynet til den registrertes personvern ikke overstiger denne interessen.

Om besøkende på våre eiendommer

Er du på besøk eller oppholder deg på en av våre eiendommer ønsker vi å sørge for  at ditt opphold skal være trygt, og at du skal kunne utføre det ærendet du har på en effektiv måte. En del av våre eiendommer har systemer for besøksregistrering. I dette systemet registreres som regel navn, arbeidsgiver, e-post adresser, telefonnummer og eventuelt registreringsnummer på bil. Denne typen systemer brukes i hovedsak for å sørge for at det ikke er uvedkommende i bygget, samt for å tilrettelegge for effektiv gjennomføring av møter og lignende. For å ivareta sikkerheten på våre bygg bruker vi kameraovervåkning. Kameraovervåkning brukes for å forebygge straffbare handlinger som hærverk, innbrudd, og tyveri, og er alltid godt merket. Tilgang til overvåkningsdataene er sterkt begrenset, og lagring og sletting følger de til enhver tid gjeldende lover og anbefalinger.

Grunnlaget for å behandle disse opplysningene er regulert under Personopplysningsloven, og er for å ivareta tungtveiende interesser. Kameraovervåkning er i tillegg spesielt regulert under Personopplysningsloven. 

Om besøkende på våre nettsider

Vi arbeider kontinuerlig med brukeropplevelsen på våre nettsider. Det viktigste innholdet skal være lett å finne, og innholdet skal være lesbart fra de enhetene som våre kunder og besøkende faktisk bruker. For å forbedre nettsidene og gjøre disse enklere å bruke, benytter vi informasjonskapsler. Informasjonskapsler er små tekstfiler som blir liggende igjen på datamaskinen din. De inneholder blant annet informasjon om hvilke sider du besøker på nettet. Ved å bruke våre tjenester samtykker du til at vi kan bruke slikt verktøy, med mindre du deaktiverer innstillinger for cookies i nettleseren din eller deaktiverer et verktøy ved å klikke på en opt-out lenke. Informasjonskapslene som vi bruker kan ikke spre skadelige programmer eller skade din datamaskin på noen måte.

Mer informasjon om informasjonskapslet finner dere på www.klp.no.

Grunnlaget for å behandle disse opplysningene er etter samtykke fra den enkelte i samsvar med ekomloven.

Om brukere av våre gjestenettverk

Noen av våre eiendommer tilbyr allment tilgjengelig trådløst nettverk. Dersom ikke annet er opplyst er dette en gratis tjeneste som gjester i våre eiendommer kan benytte seg av i henhold til betingelsene som oppgis. Du kan bli bedt om å oppgi navn, telefonnummer og e-postadresse. I tillegg registreres og lagres din IP-adresse, MAC-adresse, tidspunkt for pålogging, og mengde brukt data. Opplysningene brukes for å identifisere og autentisere brukerne av nettverket, samt for å forbedre brukeropplevelsen gjennom å automatisk logge enheten inn på ny ved neste besøk. Ønsker du ikke å bli registrert automatisk ved senere besøk, kan du gjøre dette i wifi-innstillingene på din telefon gjennom å velge 'glem dette nettverket'. Epostadresse/telefonnummer, MAC-adresser, og datamengde behandles for å generere aggregert statistikk om besøksmønstre.

Grunnlaget for å behandle disse opplysningene er ditt samtykke (i samsvar med Personopplysningsloven).

Om medlemmer i lojalitetsprogram

Er du medlem i et lojalitetsprogram i et av våre kjøpesentre bruker vi opplysningene du oppgir til å administrere medlemskapet og for å tilpasse markedsføring. Informasjonen henter vi direkte fra deg gjennom at du melder deg inn i lojalitetsprogrammet og gir ditt samtykke til at vi behandler dine personopplysninger. Opplysningene vi behandler avhenger av hvilke opplysninger du har gitt oss, og gjelder som minimum navn, e-postadresse, kjønn, fødselsdato, samt informasjon om hvilke tilbud du benytter deg av. Ønsker du å vite mer om personvern i forbindelse med ditt medlemskap kan du lese mer om det her:

Grunnlaget for å behandle disse opplysningene er ditt samtykke (i samsvar med Personopplysningsloven).

KLP Eiendom utleverer ikke personopplysninger til utenforstående

KLP Eiendom kan utlevere informasjon til politiet ved mistanke om straffbare forhold dersom det foreligger en begjæring. Utover dette utleverer vi ikke personopplysninger til utenforstående eller tredjeparter.

Kunde- og leverandøropplysninger kan deles mellom gårdeierselskap eller andre deler av KLP Eiendom-konsernet, for å sikre en helhetlig og effektiv oppfølgning av våre kunder og leverandører. Dine personopplysninger kan bli delt med underleverandører. Delingen av personopplysninger med underleverandører reguleres i avtaler som sikrer at personvernet ivaretas.

Dine rettigheter

Innsyn

Du har rett til å få informasjon om de opplysningene vi har om deg, hvor informasjonen er hentet fra og hvordan vi behandler dem.

Ønske om innsyn må gis skriftlig. Vårt mål er å svare så snart som mulig, og senest 30 dager etter at vi har mottatt bestillingen din. Hvis særlige forhold gjør det umulig for oss å svare innen 30 dager, vil du få et foreløpig svar med en begrunnelse for forsinkelsen. Vi vil også gi informasjon om når du kan forvente å få svar. Vi tar ikke betalt for å behandle din bestilling om innsyn.

Hvis du ønsker nærmere informasjon om vår behandling av opplysninger om deg, bes du ta kontakt med oss. Da kan du få svar på dine spørsmål, og eventuell bistand med å be om innsyn.

Retting og sletting

Det er viktig at opplysningene vi har om deg er riktige og at de er nødvendige. Du kan kreve å få rettet opp opplysninger om deg dersom opplysningene er mangelfulle eller unødvendige. KLP Eiendom sletter de registrerte opplysningene når vi ikke lenger har bruk for dem for å oppfylle formålet som vi innhentet opplysningene for. Dette innebærer at opplysningene som hovedregel vil oppbevares så lenge avtale/kundeforholdet eksisterer. For kameraovervåkning gjelder særskilte regler, og KLP Eiendom følger de til enhver tid gjeldende lover og anbefalinger. For adgangskontroll og besøksregistrering gjelder lagring maks 90 dager. For lagring av bildeinformasjon gjelder lagring maks 7 dager. Systemene som behandler denne typen data ar automatisert slettefunksjon.  Opplysninger som vi etter lov er pålagt å oppbevare, for eksempel i medhold av regnskapslovgivningen, vil ikke slettes før de lovpålagte oppbevaringsfristene er utløpt.

Vi kan gjøre feil. Dersom du blir oppmerksom at KLP behandler personopplysninger uten at vi har grunnlag for det, eller utover hva som er nødvendig for å oppnå formålet, ber vi deg om å ta kontakt med oss, slik at vi kan slette de aktuelle opplysningene. Vi skal også slette dine personopplysninger dersom vår behandling er basert på ditt samtykke, og du trekker samtykket tilbake.

Innsigelser

KLP Eiendom behandler personopplysninger først og fremst for å administrere kundeforhold og levere tjenester innen eiendomsforvaltning. Da er vår behandling av personopplysninger basert på avtalen med kunden og lovpålagte krav til vår virksomhet. I tillegg behandler vi personopplysninger for formål som har grunnlag i en interesseavveining av KLP Eiendoms interesser mot de registrertes personverninteresser. Det gjelder f.eks. behandlinger knyttet til markedsføring, besøksregistrering og kameraovervåkning.

Hvis du er i en spesiell situasjon og av den grunn ønsker at KLP Eiendom skal slutte å behandle personopplysninger om deg for slike formål, kan du gi oss beskjed om det. Vi skal da slutte å behandle dine personopplysninger for disse formålene, med mindre vi kan påvise at vi har helt nødvendige og berettigede grunner til å fortsette med det, og at disse hensynene må gå foran dine interesser. KLP Eiendom kan også fortsette behandlingen dersom det er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav.

Du kan alltid kreve at KLP Eiendom skal slutte å behandle personopplysninger om deg når formålet er tilpasset markedsføring rettet direkte mot deg eller andre kunder.

Begrenset behandling

Du kan kreve at KLP Eiendom skal begrense behandlingen av personopplysningene om deg i noen situasjoner. Det innebærer at vi fortsatt skal ha de aktuelle opplysningene lagret. All annen behandling av personopplysningene skal midlertidig stanses.

Du kan kreve begrensning i behandlingen

  • Hvis du mener personopplysningene vi har om deg er ukorrekte, inntil vi har verifisert opplysningene
  • Hvis KLP Eiendom ikke lenger trenger opplysningene, men du behøver dem på grunn av et rettskrav, f.eks. som bevis.
  • Hvis du har protestert mot behandlingen, og den er basert på en interesseavveining. Gjelder inntil KLP Eiendom har vurdert om vi fortsatt har grunnlag for å behandle personopplysningene.
  • Dersom vår behandling av personopplysningene skulle være uten legitimt grunnlag, eller på annen måte ulovlig.

KLP Eiendom kan likevel fortsette behandlinger

  • som er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav
  • for å verne om andres rettigheter
  • av hensyn til viktige allmenne interesser
  • som skjer etter ditt samtykke

Dataportabilitet

Du har rett til å få overført Personopplysninger du har gitt til oss. Da kan du bruke opplysningene selv eller gi dem til en annen aktør om du ønsker. Retten til dataportabilitet gjelder dersom du har gitt oss et aktivt samtykke eller inngått en avtale med oss.

Opplysninger vi har på grunnlag av interne analyser eller vurderinger, vil ikke bli overført til deg eller tredjeparter. Du har likevel alltid rett til innsyn i opplysningene vi har om deg. 

Hvilke opplysninger kan jeg ta med meg?

Du kan få oversendt alle opplysninger som vi forvalter på grunnlag av avtalen med deg, eller etter ditt samtykke, og som vi prosesserer elektronisk.

Opplysninger vi har på grunnlag av interne analyser eller vurderinger, vil ikke bli overført til deg eller tredjeparter. Du har likevel alltid rett til innsyn i opplysningene vi har om deg.

Du kan be om å få dine opplysninger ved å ta kontakt med vårt personvernombud på e-post: personvern@klp.no. 

Klager

Vi vil gjerne høre fra deg hvis du har synspunkter om KLP Eiendoms behandling av dine personopplysninger eller informasjonen som du har fått fra oss.

Du kan ta kontakt med vårt personvernombud på e-post: personvern@klp.no.

Du kan også rette eventuelle klager til Datatilsynet. Du finner informasjon om dette på www.datatilsynet.no.

Si ifra om brudd på personvernet

Vi omtaler brudd på personvernet som et avvik. Et avvik er enhver behandling av personopplysninger eller beskyttelsesverdig informasjon som ikke er i henhold til regelverk eller interne retningslinjer/reglement og rutiner. Det kan også skyldes tekniske feil i IT systemer. Et avvik kan typisk være utilsiktet eller ulovlig utlevering eller tilgang til personopplysninger, eller personopplysninger på avveie. For eksempel dersom personopplysninger blir utlevert til feil mottaker. 

Endringer

Når vi utvikler og forbedrer våre tjenester, kan det også være nødvendig å oppdatere denne personvernerklæringen slik at du får god informasjon om hvordan KLP Eiendom ivaretar dine personopplysninger.

Oppdatert informasjon vil alltid finnes lett tilgjengelig på vår nettside.

Roller og ansvar

Administrerende direktør i KLP Eiendom har det overordnede ansvaret for hvordan personopplysninger behandles i konsernet. Det selskapet som du eller din arbeidsgiver har inngått avtale med er behandlingsansvarlig for dine personopplysninger. Det betyr at selskapet har ansvar for hvordan dine personopplysninger skal håndteres.

Dersom du har et kundeforhold til en av våre leietakere er dette forholdet regulert i din avtale mellom deg og vår leietaker.  Er du for eksempel gjest på et hotell som leier lokaler av KLP Eiendom er det Hotelldriveren som er ansvarlig for de personopplysninger som blir behandlet i forbindelse med ditt opphold.

 

Kontaktinformasjon

Dersom du ønsker nærmere informasjon om vår behandling av opplysninger om deg, bes du ta kontakt med oss. Da kan du få svar på noen av dine spørsmål, og eventuell bistand med å be om innsyn.

Kontaktinformasjon til behandlingsansvarlig selskap finner du på klpeiendom.no eller ved å kontakte oss på telefon 55548500. Du kan også ta kontakt med vårt personvernombud på e-post: personvernombud@klp.no.

KLP Eiendom er et heleid datterselskap under KLP konsernet. Les mer om personvern i KLP.